وظایف مدیر شامل انواع خاصی از رفتارهاست، رفتار و اعمالی که یک مدیر باید انجام دهد تا فرد موفقی در شغل مدیریتی خود باشد. وجه مشخص این است که مدیران وظایف مهمی در سازمان‌هایشان به عهده دارند. محقق شناخته‌شده‌ای به نام هنری مینتزبرگ (Henry Mintzberg) سه وظیفه‌ی کلی برای یک مدیر مشخص کرده است. این وظایف شامل وظایف بین فردی، وظایف اطلاعاتی و وظایف مربوط به تصمیم‌گیری است. در این نوشته سعی می‌کنیم برخی از وظایف کلیدی که یک مدیر در سازمانش بر عهده دارد، همچنین اصول اساسی که باید از آنها پیروی کند و مهم‌ترین وظایف مدیر تازه‌کار را با هم بیاموزیم.
وظایف تعریف شده برای یک مدیر
با آقای مدیری آشنا شوید. او به تازگی برای شغلی به‌عنوان سرپرست در یک شرکت بزرگ تکنولوژی، تولیدکننده‌ی لوازم الکترونیکی مصرفی، پذیرفته شده است. وی مسئول نظارت بر تیمی از کارگران بخش تولید است که قطعات یک کنسول بازی را مونتاژ می‌کنند. برای اینکه او سرپرست موفقی باشد، باید وظایف مدیران مختلف را بر عهده بگیرد.
مدیریت تا حد زیادی با روابط بین فردی مرتبط است؛ روابط بین مدیر و افراد در داخل و خارج از سازمان مانند کارکنان، سرپرستان هر قسمت، تأمین‌کنندگان و مشتریان. آقای مدیری به‌عنوان سرپرست در رابطه با آنچه وظایف بین فردی گفته می‌شود، باید به‌عنوان یک رئیس، رهبر و رابط بین نقش‌های مختلف انجام وظیفه کند.
به‌عنوان یک رهبر، او نمایانگر چهره‌ی شرکت در تعامل با مردم است. از طرفی او به‌عنوان یک رهبر به تیم خود خدمت و به‌عنوان یک رابط بین اعضای تیم خود و مدیران در سطوح بالاتر عمل می‌کند. همچنین او گاهی اوقات ممکن است به‌عنوان رابطی بین شرکت و تأمین‌کنندگان یا مشتریان هم ایفای نقش کند.
مدیریت همچنین می‌تواند درباره‌ی اداره‌ی اطلاعات مختلف باشد. وظیفه‌ی آقای مدیری در ارتباط با وظایف اطلاعاتی شامل جمع‌آوری، دریافت و انتشار اطلاعات است. به‌عنوان مثال، آقای مدیری اهداف تولید را از رئیس خود دریافت و به تیم خود منتقل یا تیم خود را با این اهداف مرتبط می‌کند. از طرفی او اطلاعات مربوط به تولیدات فعلی سازمان را جمع‌آوری می‌کند و برای بررسی در اختیار رئیس خود قرار می‌دهد.
مدیران در واقع تصمیم‌گیرندگان اصلی هستند و عدم توانایی در تصمیم‌گیری درست می‌تواند به شکست یک مجموعه منجر شود. وظیفه‌ی آقای مدیری به‌عنوان یک تصمیم‌گیرنده این است که باید هم یک کارآفرین باشد، هم بتواند هر گونه اختلال در روند کار را مدیریت کند، در امر تخصیص منابع آگاهانه عمل کند و یک مذاکره‌کننده‌ی تأثیرگذار باشد. به‌عنوان مثال، او باید بتواند برای رفع مشکلات دقیقا مانند یک کارآفرین، راه‌حل‌های خلاقانه ارائه دهد. همچنین به‌عنوان مدیر مسئول باید درباره‌ی تخصیص منابع برای دستیابی به اهداف تولید درست و به‌جا عمل کند. علاوه بر این، باید عوارض پیش‌بینی نشده درباره‌ی تیمش و اهداف سازمان را بشناسد و بتواند اختلالاتی که در روند کار بروز می‌کند به خوبی اداره کند. در نهایت، او باید به یک مذاکره‌کننده‌ی ماهر برای حل‌وفصل درگیری‌های احتمالی مابین افراد یا سازمان‌های مرتبط تبدیل شود.
۱۴ اصل مدیریتی برای مدیران
حالا که با وظایف بنیادی و اولیه‌ی محوله بر دوش یک مدیر مانند آقای مدیر در یک سازمان آشنا شدیم، اجازه دهید به برخی از اصول کلیدی مدیریت بپردازیم. برای بیان این ۱۴ اصل از اصول توسعه یافته توسط هانری فایول ( Henri Fayol)، نظریه‌پرداز فرانسوی در رشته‌ی مدیریت، بهره خواهیم برد.
- آقای مدیری باید از وجود تقسیم کار مناسب مطمئن شود، به این معنی که به هر کارگر یک مسئولیت ویژه اختصاص داده شود که در انجام آن مهارت کافی داشته باشد. برای مثال، او ممکن است یکی از اعضای تیم خود را فقط مسئول لحیم‌کاری کند، چون اگر افراد مختلف هر کدام بخشی از لحیم‌کاری را انجام دهند، هیچ‌کس در این کار خبره نخواهد شد.
- قدرت واقعی یعنی سازمانی که آقای مدیری در آن مشغول به کار است، این اختیار عمل را به او بدهد تا بتواند دستورات لازم برای انجام کارها یا اهداف شرکت برای تیم تحت سرپرستی‌اش را اعمال کند و زیردستان او نیز سفارشات و نکات مورد نظر او را دنبال کنند. آقای مدیری باید مسئولیت به انجام رساندن یک هدف را کاملا به عهده بگیرد تا اقتدار لازم خود را تثبیت کند.
- آقای مدیری باید درباره‌ی اجرای نظم و مقررات سازمان به تیم خود کامل و دقیق اطلاع‌رسانی کند. آنها باید از مقررات و قوانین سازمان دقیقا پیروی کنند و رویکردهای سازمان را کاملا در نظر داشته باشند.
- سازمانی که آقای مدیری در آن کار می‌کند باید از فرماندهی کاملا یکپارچه و بدون نقص او مطمئن شود، یعنی تیم تحت سرپرستی او فقط از یک نفر دستورالعمل دریافت می‌کند و کلیه‌ی فرامین و جهت‌دهی‌ها از سوی همان فرد صورت می‌گیرد؛ به عبارت دیگر هر فرد یا گروه فقط یک رئیس دارد.
- . آقای مدیری باید از پیشروی همه در یک مسیر واحد مطمئن شود، به این معنی که تیم او روی یک مجموعه هدف مشترک متمرکز شده است؛ این اهداف را خود او در جلسات تیمی برای بررسی اهداف بهره‌وری تبیین کرده است.
- او باید مطمئن شود منافع خودش و هر فرد از اعضای تیم او تابع منافع عمومی سازمان است.
- آقای مدیری باید مطمئن شود، اعضای تیمش پاداش مناسب دریافت خواهند کرد و شرکت از طریق پرداخت حقوق و مزایا به آنها کمک می‌کند.
- او باید از میزان توافق افراد شرکت درباره‌ی تصمیم‌گیری‌های متمرکز آگاه باشد. در تصمیم‌گیری متمرکز، بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها توسط یک یا چند سطح از مدیران ارشد صورت می‌گیرد و در این میان مدیران سطوح پایین‌تر مثل آقای مدیری از سهم کمتری در تصمیم‌گیری‌ها برخوردار هستند. اگر او در یک سازمان غیرمتمرکز مشغول به کار باشد، احتمالا قدرت تصمیم‌گیری مستقل بیشتری خواهد داشت.
- آقای مدیری باید بداند در کجای زنجیره‌ی اسکالر قرار دارد. زنجیره‌ی اسکالر در واقع زنجیره‌ی قدرتی است که از سطوح بالای مدیریت تا پایین‌ترین سطح را شامل می‌شود؛ در واقع می‌توانید آن را زنجیره‌ای از فرمان‌دهندگان تصور کنید. به‌طور مثال؛ هیئت مدیره در بالاترین سطح این زنجیره در سازمان کاری آقای مدیری قرار دارد که در رأس آنها رئیس هیئت مدیره است، سپس معاون رئیس هیئت مدیره در بخش‌های مختلف و پس از آن سرگروه‌های هر دپارتمان قرار دارند و در نهایت سرپرست‌های خطوط اولیه‌ی تولید مثل آقای مدیری انجام وظیفه می‌کنند.
- آقای مدیری باید مطمئن شود بین سفارشاتی که از بیرون می‌رسد و مواد مورد نیاز برای تولیدات هماهنگی وجود دارد، یعنی کالای مورد نیاز برای تولید به اندازه‌ی کافی موجود است.
- او به‌عنوان سرپرست تیمش باید سعی کند تمام افراد زیر دستش شرایطِ برابری در زمینه‌ی درمان داشته باشند.
- آقای مدیری باید سعی کند در زمینه‌ی اشتغال کارکنانش تعادل را برقرار کند؛ به عبارت دیگر باید امنیت شغلی آنها را تأمین کند. کارکنان در صورتی فعال‌تر و شادتر خواهند بود که بابت از دست دادن شغل‌شان نگرانی نداشته باشند.
- او باید کارکنانش را به خلاقیت و ابتکار عمل در کار تشویق کند، به این معنی که چه کارگران جدید و چه سایر کارکنان نهایت تلاش خود را بکنند.
- آقای مدیری همچنین باید «روحیه‌ی تیمش» را پشتیبانی و تقویت کند. در اصطلاح فرانسوی به این امر «روح گروه» می‌گویند. در واقع او باید برای هماهنگی و انسجام گروهش تلاش کند.
باید توجه داشته باشید تمام سازمان‌ها از همه‌ی این اصول در سیستم مدیریتی خود پیروی نمی‌کنند، با این حال می‌توان برای زنده نگه داشتن و اجرایی کردن این اصول در سیستم مدیریت معاصر تلاش کرد.
منبع : chetor.com
